Termeni și Condiții

• FlowBotic / Prestatorul — FlowBotic S.R.L., CUI 54392574, cu sediul în Oradea, Bihor
• Clientul — persoana juridică sau fizică autorizată care achiziționează serviciile FlowBotic
• Serviciul — soluția software de automatizare WhatsApp (recepționer AI) furnizată de FlowBotic
• Utilizatorul final — clientul final al Clientului (ex: pacientul cabinetului medical) care interacționează cu botul
• Abonamentul — plata lunară recurentă pentru accesul la Serviciu
• Platforma — infrastructura tehnică FlowBotic (servere, software, integrări)

FlowBotic furnizează un serviciu de recepționer AI pe WhatsApp care automatizează programările, răspunsurile la întrebări frecvente și comunicarea cu clienții finali ai Clientului.

Serviciul include:

• Configurarea și implementarea botului WhatsApp personalizat
• Integrare cu Google Calendar pentru gestionarea programărilor
• Sistem CRM de bază prin Google Sheets
• Reminder-uri automate (24h și 2h înainte de programare)
• Suport tehnic lunar și raport de activitate
• Actualizări și mentenanță a platformei

Serviciul nu include consultanță medicală, stomatologică sau de altă natură profesională. FlowBotic este exclusiv o platformă de comunicare automatizată.

Contractul dintre FlowBotic și Client se consideră încheiat prin:

• Semnarea contractului de prestări servicii, sau
• Confirmarea în scris (email) a comenzii și achitarea primei facturi

Prin acceptarea acestor Termeni, Clientul confirmă că are autoritatea legală de a reprezenta entitatea sa și că informațiile furnizate sunt corecte și complete.

Prețurile curente ale abonamentelor sunt:

• Taxa de setup se achită o singură dată, la semnarea contractului
• Facturarea se face lunar, în avans, pe baza facturii emise de FlowBotic
• Plata se efectuează prin transfer bancar în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii
• FlowBotic nu este plătitor de TVA — prețurile sunt finale
• Prețurile pot fi modificate cu notificare prealabilă de 30 de zile

Întârzierea la plată cu mai mult de 15 zile calendaristice poate duce la suspendarea temporară a serviciului.

• Să furnizeze informații corecte și complete în procesul de onboarding
• Să mențină confidențialitatea credențialelor de acces
• Să utilizeze serviciul exclusiv în scopuri legale și conforme cu legislația română
• Să respecte Politica de Business WhatsApp și Politica de Comerț WhatsApp
• Să informeze utilizatorii finali că interacționează cu un sistem automatizat
• Să nu utilizeze botul pentru trimiterea de spam, mesaje nesolicitate sau conținut ilegal
• Să notifice FlowBotic în termen de 48 de ore despre orice problemă tehnică identificată
• Să achite facturile în termenul stabilit

• Să furnizeze serviciul conform specificațiilor agreate
• Să asigure disponibilitatea platformei conform SLA (secțiunea 7)
• Să răspundă solicitărilor de suport în termenele stabilite
• Să notifice Clientul cu minimum 48 de ore înainte de întreruperi planificate
• Să păstreze confidențialitatea datelor Clientului și ale utilizatorilor finali
• Să emită factură lunară în primele 5 zile ale lunii pentru luna curentă
• Să furnizeze raport lunar de activitate (număr programări, statistici bot)

FlowBotic se angajează să asigure o disponibilitate a serviciului de 99% lunar, excluzând:

• Întreruperi planificate notificate în avans
• Întreruperi cauzate de terți (Meta/WhatsApp, Google, furnizori de hosting)
• Cazuri de forță majoră

Suport tehnic disponibil prin WhatsApp/email în zilele lucrătoare, 09:00 – 18:00. Timp de răspuns: maximum 4 ore lucrătoare.

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei, codului sursă, algoritmilor și sistemelor FlowBotic aparțin exclusiv FlowBotic S.R.L.

Clientul primește o licență de utilizare neexclusivă a serviciului, strict pentru uz intern, pe durata contractului.

Conținutul furnizat de Client (texte, informații despre cabinet, orar etc.) rămâne proprietatea Clientului. FlowBotic îl utilizează exclusiv pentru configurarea și funcționarea botului.

Este interzisă reproducerea, distribuirea, vânzarea sau sublicențierea serviciului FlowBotic fără acordul scris prealabil.

FlowBotic nu răspunde pentru:

• Pierderi indirecte, de profit sau de oportunitate ale Clientului
• Întreruperi cauzate de Meta/WhatsApp, Google sau alți furnizori terți
• Conținutul mesajelor generate incorect de sistemul AI în situații neprevăzute
• Utilizarea necorespunzătoare a serviciului de către Client sau utilizatorii finali
• Decizii medicale sau de altă natură luate pe baza informațiilor furnizate de bot

Răspunderea totală a FlowBotic față de Client nu poate depăși valoarea abonamentului lunar aferent perioadei în care s-a produs evenimentul.

Reziliere de către Client:

• Clientul poate rezilia contractul cu un preaviz de 30 de zile transmis în scris
• Abonamentul plătit pentru luna în curs nu se restituie
• La reziliere, FlowBotic va exporta și transmite Clientului datele din CRM (Google Sheets)

Reziliere de către FlowBotic:

• FlowBotic poate rezilia imediat contractul în caz de utilizare ilegală sau frauduloasă
• În caz de neplată persistentă (peste 30 de zile), cu notificare prealabilă de 7 zile
• În alte situații, cu preaviz de 30 de zile

La încetarea contractului, accesul la serviciu se dezactivează, iar datele Clientului se păstrează 30 de zile, după care se șterg permanent.

Prelucrarea datelor personale se realizează conform Politicii de Confidențialitate FlowBotic și în baza unui Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) semnat între FlowBotic (processor) și Client (operator).

Clientul este responsabil pentru:

• Informarea utilizatorilor finali că interacționează cu un sistem automatizat
• Obținerea consimțământului necesar de la utilizatorii finali, dacă este cazul
• Respectarea drepturilor GDPR ale utilizatorilor finali

FlowBotic își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni și Condiții. Modificările vor fi comunicate Clientului cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, prin email.

Continuarea utilizării serviciului după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptul Clientului.

Dacă Clientul nu acceptă modificările, poate rezilia contractul fără penalități în perioada de preaviz de 30 de zile.

Prezentul contract este guvernat de legislația română.

Orice litigiu va fi soluționat în primul rând pe cale amiabilă, în termen de 30 de zile de la notificarea în scris a problemei.

În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiul va fi supus judecății instanțelor competente din Oradea, România.